電話の一次受付だけAIに任せる｜土岐の小さな会社の現実解

見積書を書いている最中に電話が鳴る。出てみたらコピー機の営業。ようやく席に戻ると、さっきまで考えていた金額の根拠が飛んでいる——。1人で経理も総務も現場対応もこなす小さな会社では、こうした「電話による作業中断」が地味に効いてきます。

最近は「電話をやめよう」「チャットに切り替えよう」という声も聞きますが、取引先や年配のお客様がまだ電話中心という現実もあります。私たちFUTSUがおすすめするのは、電話そのものを無くすのではなく、一次受付だけAIに任せるという現実的な折衷案です。

なぜ「取り次ぎ」で仕事が進まないのか

電話対応そのものは3分で済んでも、直前までやっていた作業に頭を戻すのに10分〜15分かかる、という感覚は多くの方が持っているはずです。心理学ではこれを「スイッチングコスト」と呼びますが、要は「一度切れた集中は簡単には戻らない」ということ。

とくに従業員数名の会社では、電話に出るのがいつも同じ人になりがちです。事務担当が経理・請求・来客・電話を全部抱えていて、月末になると通話ログの半分は「不在です、折り返します」——そんな現場を、東濃でもよく目にします。

かかってくる電話を4つに仕分ける

私たちがお客様と一緒に整理するとき、電話は大きく4つに分かれます。

• 営業電話：コピー機、保険、Web広告の売り込み。断るだけの時間
• よくある質問：営業時間、駐車場の場所、定休日、支払い方法
• クレーム・緊急：納品ミス、機械の故障、体調不良の連絡
• 既存顧客の指名：担当者を名指しした発注や打合せ依頼

このうち、AIの一次受付で十分にさばけるのは左側の2象限——営業電話とよくある質問です。全体の6〜7割がここに入る会社も珍しくありません。右側の2象限、つまりクレーム対応と既存顧客からの指名は、必ず人につながないと信頼を損ないます。

「一次受付AI」はこう動く

一次受付AIは、いわば「電話に出てくれる新入社員」です。着信するとまず名乗り、用件を聞き、そこで振り分けます。

• 営業電話と判定 → 「担当が不在です」と丁寧に伝えて終了
• 営業時間・場所などの定型質問 → AIが直接回答
• 折り返し希望 → 名前・電話番号・用件を聞いてテキストで担当者へ通知
• 担当者を指名 or 緊急ワードを検知 → その場でスマホに転送、または要約を先に送る

ポイントは、人に取り次ぐ前に「文字の要約」が届くこと。担当者はスマホの通知で「◯◯商事の田中さん、来週の納期の件で折返し希望」と先に読んでから、落ち着いたタイミングでかけ直せます。作業を切らずに済むわけです。技術的な仕組みや当社の対応範囲はAI開発のページにまとめています。

導入前に社内で決めておくこと（チェックリスト）

ツールを契約する前に、社内で決めておくと立ち上げがスムーズなことがあります。私たちが土岐市や多治見市の中小企業に導入をお手伝いする際、必ず一緒に整理する項目です。

• AIが名乗る会社名と第一声：「はい、株式会社〇〇でございます」など、社風に合わせた文言
• 営業電話と判定するキーワード：「広告のご案内」「Webサイトの件で」など、ここは会社ごとに違う
• よくある質問と回答例：最低10問。営業時間、駐車場、支払い方法、返品ルールなど
• 緊急転送の条件と転送先：どんな時に鳴らすか、社長のスマホか事務のスマホか
• 要約メッセージの送り先：LINE、Slack、メールのどれか。担当ごとに振り分けるか
• 既存顧客への事前案内：「AIが最初に出ますが、担当が必要な場合はお繋ぎします」の一言をどう伝えるか

最後の「事前案内」は意外と大事で、これを飛ばすと年配のお得意先が驚いて「電話がおかしくなった」と勘違いされることがあります。多治見エリアでご相談を受けた事例では多治見向けページもご参考にどうぞ。

やってはいけない導入の仕方

いちばん多い失敗は「全部の電話をいきなりAIに任せる」ことです。導入直後は判定精度も甘く、既存顧客がAI応答に戸惑うケースも出ます。おすすめは段階的な導入——最初は営業電話の判定と、営業時間などの定型質問だけをAIに任せ、指名や緊急は最初から人に転送する設定にしておくことです。

運用が始まったら、月に1回はログを見直します。「この用件はAIに任せられそう」「この判定は間違っていた」と気づいたら、キーワードや回答文を追記していく。この地道な調整が効いてきます。岐阜・東濃エリアでこうした導入の伴走をご希望なら岐阜・東濃のAI導入支援のページもご覧ください。また、電話対応以外の業務も一緒に見直したい方にはAI研修をセットにするケースもあります。

お気軽にご相談ください

株式会社FUTSUは岐阜県土岐市を拠点に、東濃・名古屋圏の中小企業の業務効率化をお手伝いしているWeb制作・AI開発の会社です。電話の一次受付をはじめ、日々の作業のうち「これ、AIに任せられないだろうか？」というモヤモヤを、まず言語化するところからご一緒します。

どの業務がAIでラクになりそうか、費用感はどのくらいか——無料AI業務診断で整理してお伝えします。土岐市・多治見市・瑞浪市・恵那市・中津川市はもちろん、名古屋方面からのご相談もお気軽にどうぞ。お問い合わせフォームからお待ちしています。