シフト作成AI vs 市販ツール｜中小企業の選び方

「今月のシフト、まだ組めていない」——月末が近づくたびに、そう呟いている店長や施設長は東濃エリアにも少なくありません。私たちFUTSUは土岐市のWeb制作会社ですが、最近は「AIでシフト作成をなんとかできないか」というご相談を、飲食店・介護施設・小売店から続けていただいています。

結論から言うと、シフト作成の悩みを解く選択肢は、いま大きく2つに絞られました。市販のシフト管理ツールを買うか、ChatGPTなどの生成AIで自分の職場専用の仕組みを作るか。この記事では、どちらがどんな職場に向くのかを、人数規模と制約の複雑さから整理します。

なぜシフト作成は「2択」に変わったのか

これまでシフト作成は、Excelや紙で手作業か、月額数千円〜数万円の市販ツールを導入するか、の実質2択でした。ところが2023年以降、ChatGPTなどの生成AIが実用レベルに達し、「自分の職場の細かいルールを覚えさせたAIに毎月シフトを叩き台まで作らせる」という第3の道が現実的になっています。

重要なのは、市販ツールとAI自作は優劣ではなく向き不向きで分かれるという点です。何を選ぶかは、職場の人数と制約ルールの複雑さで決まります。

市販ツールが向く職場と、選び方の要点

市販のシフト管理ツールが向くのは、次のような職場です。

• スタッフが10人以上おり、希望収集自体が負担になっている
• 勤怠打刻や給与ソフト連携もセットで整えたい
• シフトルールが「早番・遅番・夜勤」など業界的に一般的なもの

たとえば多治見市の20席規模の飲食店で、アルバイト15人の希望を毎月LINEで集めていた店長のケース。市販ツールを入れたら、スタッフがスマホから直接希望を入れてくれるようになり、集計の手間そのものが消えました。この「希望収集の自動化」が、市販ツール最大の価値です。

選び方の要点は3つ。①希望収集がスマホで完結するか、②自社のルール（連勤上限、資格保有者の必須配置など）を設定できるか、③既存の勤怠・給与とつながるか。無料トライアルで、実際に1ヶ月分作ってみて確認するのが確実です。

AI自作が向くのは「特殊ルールが多い職場」

一方、AIで自分用のシフト作成の仕組みを組むほうが向くのは、次のようなケースです。

• スタッフ5〜15人程度で、市販ツールを入れるほどではない
• 「Aさんは月・水しか入れない」「有資格者を各シフトに必ず1人」といった職場固有のルールが多い
• 希望はLINEや口頭で集められていて、そこは困っていない

たとえば土岐市の小規模なデイサービスで、看護師1名の同時勤務が必須、送迎ドライバーは午前・午後で別枠、パート職員の「子どもの学校行事日は休み」といった制約が10種類以上あるケース。こういう職場は、市販ツールの設定項目に収まりきらず、結局手作業に戻ってしまいがちです。

ここでAIに職場のルール一覧と、スタッフ全員の希望・制約をまとめたテキストを渡すと、叩き台のシフト表を出してくれます。100点ではないので管理者が最後に手を入れますが、ゼロから組む時間はぐっと減ります。仕組み作りの相談は、岐阜・東濃のAI導入支援のページでもご案内しています。

AI自作をやってみる時の現実的な進め方

AI自作を進める時、最初でつまずかない順番は次のとおりです。

①ルールを箇条書きで書き出す。「連勤は5日まで」「日曜は最低3人」「Bさんは17時までしか入れない」など、頭の中にあるものを全部テキストにします。ここが一番の準備仕事で、実はこれ自体が業務整理になります。

②スタッフ全員の希望を1枚にまとめる。LINEで集めているならコピペで十分。フォーマットは揃っていなくてもAIが読み取ります。

③AIに指示文を渡して叩き台を出させる。この指示文は「プロンプト」と呼ばれるものですが、要はお願い文です。うまくいった指示文はメモしておき、翌月からは日付と希望だけ差し替えて使い回します。

④管理者が最後に調整する。「この2人は組ませないほうがいい」といった、書き出しにくい空気感の部分は人間が仕上げます。AIに100点は求めず、80点の叩き台を出させることが狙いです。

私たちFUTSUでも自社のスケジュール調整でAIを使っており、「ゼロから考えるより、叩き台に赤入れするほうが圧倒的にラク」というのが正直な実感です。同じ考え方はAIを使った業務改善やAI研修でもお伝えしています。

迷ったら、まず現状を棚卸ししてみる

選び方に迷ったら、まず紙一枚で今のシフト作成を棚卸ししてみてください。①スタッフ数、②毎月かけている時間、③困っているのは「希望収集」か「組み合わせの計算」か、④他社ツールに載せづらい独特のルールがあるか。この4つが見えれば、市販ツール寄りかAI自作寄りかは、ほぼ自然に絞れます。

中津川市のある介護事業者の方には、最初「シフト管理ソフトを選びたい」とご相談いただいたのですが、棚卸ししたら本当のボトルネックは資格者配置ルールの複雑さでした。結果、勤怠打刻は市販ツール、シフト組みはAIという併用に落ち着いた例もあります。中津川エリアの支援内容もあわせてご覧いただけます。

お気軽にご相談ください

シフト作成AIと市販ツール、どちらが自社に合うかは、実は現場のルールを棚卸ししないと判断できないものです。私たちFUTSUは岐阜県土岐市を拠点に、東濃エリアの中小企業のみなさまへ、AI導入の伴走をしています。

「シフト以外にも、AIで減らせる仕事があるか知りたい」という方には、無料AI業務診断をご用意しています。現在の業務を伺い、どこからAI化するのが効果的かを、押し売りなしでお伝えします。どの作業がAIでラクになるか、まずは無料AI業務診断でお試しください。お問い合わせフォームからのご相談も歓迎です。